POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PARA CLIENTES Y PROVEEDORES DE UNIVERSAL MUSIC COLOMBIA S.A.S

AGOSTO DE 2023

Usted (“Usted”), como Cliente y/o Proveedor de Universal Music Colombia S.A.S (“UNIVERSAL”), ha otorgado a UNIVERSAL su consentimiento previo, expreso e informado para el tratamiento de los datos personales y de cualquier otra naturaleza que Usted provea a UNIVERSAL durante o con motivo de su relación comercial con UNIVERSAL, lo anterior de conformidad con lo señalado en la Ley 1581 de 2014, la Ley 1266 de 2008, y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Como complemento al consentimiento otorgado, UNIVERSAL pone en su conocimiento la política de tratamiento de los datos personales de sus clientes y/o proveedores, la cual detalla el tratamiento al cual podrán ser sometidos sus datos, los derechos que le asisten a Usted y el modo de ejercerlos.

DATOS DE CONTACTO DE UNIVERSAL MUSIC COLOMBIA S.A.S

Universal Music Colombia S.A.S, portadora del NIT 800’246’963-6, cuenta con los siguientes datos de contacto:

Dirección física:            Calle 103 # 19 – 60 (Piso 3); Bogotá D.C. Colombia

Teléfono Fijo:               (+571) 7428882.

Correo Electrónico:      mateo.trujillo@umusic.com; o  claudia.chaves@umusic.com

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

Los datos personales suministrados serán incorporados a una base de datos con fines contables, tributarios y administrativos para operaciones de tratamiento de sus datos tales como: (a) Realizar el reconocimiento contable de las facturas emitidas a los clientes y en general llevar la contabilidad de la compañía (lo cual incluye la inclusión de sus datos en el sistema contable); (b) pagar impuestos. (c) realizar los reportes tributarios exigidos por la DIAN (d) incorporar en la plataforma de nuestro banco para el pago de las facturas; (e) reportar su comportamiento crediticio y/o su cumplimiento o incumplimiento de obligación con la UNIVERSAL a centrales de riesgo financiero -–CIFIN-, Datacrédito, Covinoc, Computec, Inconcrédito, Credicheque, Fenalcheque,-; (f) cualquier otro tratamiento similar, conexo, consecuencial o necesario para los anteriores tratamientos y para los fines especificados en el encabezado de este aparte.

Particularmente, UNIVERSAL podrá disponer de sus datos para las siguientes funciones:

• El pago de obligaciones contractuales, así como información acerca de su seguridad social.
• A efectos de adelantar procesos de auditoría interna y/o externa, la cual podrá incluso ser llevada a cabo por terceros, sobre información que podrá incluir sus datos personales o la de su compañía.
• Adelantar las acciones jurídicas derivadas de la relación comercial, por sí misma y/o (en caso de que aplique) autorizar a terceros para tales efectos al igual que la gestión de las actuaciones derivadas de la relación contractual cuando lo considere pertinente UNIVERSAL.
• Llevar a cabo capacitaciones, acreditaciones y/o actualizaciones con empleados y/o colaboradores de UNIVERSAL o con terceros.
• La compañía podrá suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a otras empresas nacionales y extranjeras (filiales, vinculadas, o subordinadas) de UNIVERSAL, y que hagan parte del Universal Music Group.
• Llevar a cabo todas aquellas actividades de consulta de información ante
• centrales de riesgo, listas restrictivas oficiales nacionales e internacionales.
• Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a otras empresas nacionales y extranjeras (filiales, vinculadas, o subordinadas) de UNIVERSAL, y que hagan parte del Universal Music Group, o incluso a terceros en desarrollo de un negocio jurídico, ley, o cualquier otro acto u hecho jurídico que así lo requiera, incluyendo para la implementación de servicios de computación en la nube.
• Finalizada la relación contractual, la compañía podrá emitir certificaciones relativas a su relación contractual con UNIVERSAL, así como la clasificación, almacenamiento y archivo de los datos personales conforme a lo establecido en las normas legales, y el envío de información a autoridades administrativas o judiciales que lo soliciten y de interés al titular del dato.

PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DATOS

Sus datos estarán incorporados en la base de datos durante todo el tiempo que sea necesario para cumplir con las obligaciones legales y fiscales de la UNIVERSAL de conformidad con lo señalado en el Artículo 2.2.2.25.2.8. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

DERECHOS QUE LE ASISTEN A USTED

A Usted, como titular de los datos personales le asisten los derechos consagrados por el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los cual son, a saber, los siguientes:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a UNIVERSAL. Esto procede particularmente respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada UNIVERSAL salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por UNIVERSAL, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley y demás normas relativas a esta materia.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Cualquier petición, queja o reclamo respecto del ejercicio de sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir, revocar autorización o cualquier otro asunto relacionado con sus datos personales, será atendido por un abogado de UNIVERSAL o, en su defecto, por un funcionario del área administrativa de UNIVERSAL, para lo cual deberá realizar su petición a través de los canales de contacto antes señalados.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS

Usted podrá enviar peticiones, quejas o reclamos respecto del ejercicio de sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir, revocar autorización o cualquier otro asunto relacionado con sus datos personales mediante correo electrónico dirigido a la dirección de correo electrónico mateo.trujillo@umusic.com  o a la dirección de correo electrónico claudia.chaves@umusic.com, o a quien se informe en el futuro mediante la actualización de estas políticas. También podrá hacerlo entregando un escrito físico de manera personal. A partir del momento de la recepción del correo electrónico o comunicación física, las personas encargadas contarán con treinta (30) días calendario para dar respuesta de su solicitud.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE ESTA POLÍTICA

Las presentes políticas entrarán en vigor a partir del primero (1) de Agosto de 2023.

Cualquier cambio sustancial en estas políticas de tratamiento será comunicado antes de su implementación a Usted mediante correo electrónico, publicación en la página web de la UNIVERSAL o de cualquier otra manera eficiente.